Ny skabelon fra Erhvervsstyrelsen til beskrivelse af bogføringsprocedurer
De fleste virksomheder har nok hørt om den nye bogføringslov som blev vedtaget i maj 2022.
Det er især START-Ups og virksomheder i det mindre SMW segment som bør være opmærksomme på at vurdere behovet for nødvendige ændringer til sine bogføringssystemer eller bogføringsprocedurer.
Mange mindre virksomheder har i dag det meste af deres bogføring outsourcet hos en ekstern bogholder. Med den nye bogføringslov er man som virksomhedsejer i endnu større grad forpligtet til at sikre man også selv har styr sine bogføringsprocedurer i virksomheden og kan ikke bare outsource denne del.
Med den nye bogføringslov skal virksomheder, der efter årsregnskabslovens § 3, stk. 1, har pligt til at aflægge en årsrapport, eller hvor nettoomsætningen i to på hinanden følgende indkomstår overstiger 300.000 kr., udarbejde en beskrivelse af:
• virksomhedens procedurer for at sikre, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres,
• virksomhedens procedurer for at sikre, at virksomhedens regnskabsmateriale efter § 4, nr. 2 og 4-7, opbevares på betryggende vis, og
• hvilke medarbejdere, der er ansvarlige for procedurerne i de ovenstående punkter.
Det gælder uanset om man bruger et digitalt bogføringssystem eller et andet bogføringssystem.
Uanset en virksomheds størrelse skal beskrivelsen af virksomhedens bogføringsprocedurer dog som minimum indeholde oplysninger om, hvordan virksomheden tilsikrer:
• at alle virksomhedens transaktioner bliver registreret nøjagtigt og snarest muligt efter transaktionens gennemførelse,
• at virksomhedens regnskabsmateriale opbevares på betryggende vis i 5 år fra det regnskabsår, materialet vedrører, samt
• hvilke personer der er ansvarlige herfor.
For at hjælpe med at opfylde kravene har Erhvervsstyrelsen derfor udarbejdet en skabelon for virksomhedernes bogføringsprocedure, som indeholder følgende punkter:
• Ansvarlige personer
• Ekstern varetagelse af bogføringsopgaver
• CVR-nummer på evt. ekstern varetager af bogføringsopgaver
• Bogføringssystem
• Kontoplan
• Registrering og afstemning af transaktioner
• Procedure for opbevaring og fremfinding
For hvert punkt er der en grå rubrik med tekst, så det er nemt og overskueligt uden at skulle gennemgå paragraffer at udfylde alle punkterne, så kravene ifølge lovgivningen alligevel er opfyldt. Du kan finde skabelonen her: Bogføring | erhvervsstyrelsen.dk
A ADVOKATER Anbefaler
Som mindre virksomhedsejer bør du få afholdt et møde med din bogholder og sikre denne har den nødvendige forståelse af den nye bogføringslov. Skabelonen fra Erhvervsstyrelsen kan du tage udgangspunkt i og sikre at virksomhedens procedure er korrekt nedskrevet sammen med din bogholder. Dette vil også sikre at der ikke opstår misforståelser omkring virksomhedens opgavefordeling i forhold til bogføringen.
